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机关公文格式设置规范

本方法根据《党政机关公文格式国家标准》（GB/T9704-2012），结合我局实际制定。具体内容如下：一、办公软件要求适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。永中OFFICE文字处理软件可参照使用。二、页面设置1.选择文件——页面设置选择页边距附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.选择纸张附签，纸张大小设成A4。

3.选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同,在该选项前打√，页脚设置成2.5厘米。

4.选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮。

5.进入文档网格附签，选中指定行网格和字符网格，将每行设置成28个字符；每页设置成22行。然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

三、插入页号1.选择插入——页码，位置设置为页面底端（页脚），对齐方式设置为外侧。

2.然后单击格式按钮，数字格式设置为－１－，－２－，－３－显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。网站优化

3.双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成四号；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

四、文号制作1.平行文或下行文号：文号——三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。

2.上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择插入——符号——符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入按钮即可。

五、公文正文排版　　制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：1.标 题——2号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。2.主送机关——3号仿宋字体，居左顶格，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。3.正 文——3号仿宋字体。4．文种结构层次——依次用一、 （一） 1. （1） 标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体，在正文下空一行，左空2字编排，附件二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。6.发文机关署名——3号仿宋字体，距最后一行正文内容3个空行放置，以成文日期为准居中编排。7.成文日期——3号仿宋字体，发文机关下方右空4个字格编排。8.印章——加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。注：公文正文排版内容请参照信函格式文件示意图理解。六、版记制作1.选择表格——插入——表格，设置列数为1，行数为2。网站优化

2.选中表格，单击鼠标右键——表格属性——表格附签，对齐方式设置为居中。

3.然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1½磅，中间一行下线宽度为½磅，点击确定。

4.进入表格属性——列附签，设置指定宽度为15.6厘米，点击确定。

5.在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加印发二字。网站优化

注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。七、打印设置机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。1.选择文件——打印——打印（R），设置奇数页，点击确定。

2.将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。3. 选择文件——打印——打印（R），设置偶数页，点击确定。

我局红头文件首页纸张一般是印制好的成品，首页正文内容大部分采用微机套打技术输出成文。上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是套打输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。附：机关正式公文格式图解

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